Anna sta lavorando come ogni giorno quando le arriva un messaggio su Teams. Mittente: Mario Bianchi, il titolare. “Sono in riunione, ho bisogno che tu faccia un bonifico a un fornitore entro oggi, ti mando i dati tra poco. Non rispondere per email, restiamo qui su Teams.”
Il nome è giusto. Il tono è quello di sempre. Anna non ha motivo di dubitare.
Ma quel messaggio non arriva da Mario Bianchi. Arriva da un account esterno che ha semplicemente copiato il suo nome.
Non serve violare la tua azienda per colpirla. Basta un nome scritto bene e un momento di fretta.
Il problema reale
Ogni giorno, in aziende come la tua, qualcuno riceve messaggi che sembrano arrivare da un collega o dal titolare. Su Teams il nome visualizzato è quello che vedi per primo, in grande. L’indirizzo email vero, quello che smaschererebbe il finto, è piccolo e quasi nessuno lo controlla.
Chi ha ricevuto uno di questi messaggi lo sa: nel momento in cui arrivano non sembrano sospetti. Sembrano lavoro normale. Un bonifico urgente, dati riservati, una password da confermare.
Se il tuo team non è preparato a riconoscerli, la conseguenza non è teorica: è un bonifico partito verso un conto sbagliato, soldi che non tornano indietro, e la scoperta che arriva solo quando è troppo tardi.
Perché succede
Microsoft Teams, in molte configurazioni aziendali, permette di ricevere messaggi anche da persone esterne all’azienda: fornitori, consulenti, partner. È una funzione utile, pensata per collaborare più facilmente.
Il problema è che chiunque può registrare un account Microsoft e scegliere liberamente il nome da mostrare, come un soprannome. Teams aggiunge una piccola etichetta “Esterno” accanto al nome, ma chi lavora di fretta raramente la nota.
Il risultato: un truffatore può scrivere “Mario Bianchi” come nome visualizzato e sembrare, a un primo sguardo, la persona reale.
L'impatto sul business
Pensa a un’azienda manifatturiera con 20 dipendenti. Un impiegato amministrativo riceve un messaggio del genere durante un giorno pieno di scadenze. Il tono è credibile, l’urgenza è quella tipica di fine mese. Il bonifico parte.
In casi simili, le perdite dirette per un singolo episodio si aggirano tipicamente tra i 10.000 e i 50.000 euro, a seconda dell’importo richiesto e della rapidità con cui ci si accorge dell’errore. A questo si aggiunge il tempo perso a capire cosa è successo, a bloccare quello che si può bloccare, e a rassicurare chi in azienda si sente responsabile.
Non è un problema tecnico isolato. È un problema che coinvolge le persone, la fiducia interna e, spesso, anche i rapporti con la banca.
Come si risolve con Digiworks
Non basta dire “state attenti”. Serve un sistema che protegga davvero, su due livelli.
Il primo livello è tecnico: con DigiProtect verifichiamo e, dove opportuno, restringiamo le impostazioni di comunicazione esterna del tuo tenant Microsoft 365, così da permettere i contatti solo con i domini di fornitori e partner realmente noti. Meno porte aperte, meno possibilità che un account sconosciuto raggiunga i tuoi collaboratori.
Il secondo livello sono le persone: con DigiAcademy il tuo team impara a riconoscere questi tentativi prima che diventino un danno economico. Le persone diventano il primo filtro, non l’anello debole.
Dietro a entrambi c’è lo stesso principio su cui lavoriamo dal 1995: un solo referente che conosce la tua azienda, non un call center anonimo. Presa in carico entro 4 ore, per contratto, e un canone fisso mensile: sai sempre cosa stai pagando, senza sorprese in fattura.
Se ti riconosci in casi simili, la stessa logica di “un attacco può nascere anche senza violare nulla” l’abbiamo raccontata nel caso reale di attacco ransomware a Marposs: vale la pena leggerlo per capire quanto in fretta un episodio isolato può diventare una crisi.
Cosa cambia per la tua azienda
Con le impostazioni del tenant sistemate, i tuoi collaboratori non ricevono più messaggi da account esterni sconosciuti spacciati per persone interne. Chi prova a contattarli con un nome falso, semplicemente, non arriva.
Con la formazione, chi riceve un messaggio sospetto sa cosa fare: non esegue l’azione, verifica con una telefonata al numero che ha già in rubrica, e segnala il caso senza sentirsi in imbarazzo per aver avuto un dubbio.
Tu, invece di scoprire il problema dopo un bonifico sbagliato, hai già chiuso la porta prima che qualcuno provasse a bussare.
Non serve essere già stati colpiti per iniziare a proteggersi. Una verifica delle impostazioni Teams richiede poco tempo e toglie un rischio concreto dal tavolo. Se hai già ricevuto un messaggio che ti ha messo in dubbio, è un buon motivo in più per non rimandare: meglio una verifica di troppo che un bonifico partito per errore.
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